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So arbeiten wir morgen!

Massive Umwälzungen in der Arbeitswelt sind kein modernes Phänomen. Ab Mitte des 18. Jahrhunderts sorgte etwa die industrielle Revolution für extreme Veränderungen von Arbeitswelt und Gesellschaft. Mit einer rasanten technischen Entwicklung markiert sie den Übergang von der Agrar- in die moderne Industriegesellschaft. Immer mehr Maschinen ersetzten damals nicht nur vielerorts die Handarbeit und trieben die Produktionsmöglichkeiten nach oben: Sie halfen auch bei der Energieerzeugung – so zum Beispiel die berühmte Dampfmaschine, die zum Symbol der industriellen Revolution geworden ist. Und die Umwälzungen gingen weiter. Nach dem ersten Weltkrieg etwa brachte der auf den US-Industriellen Henry Ford zurückgehende Fordismus die industrielle Massenproduktion mit Fließbändern.

Heute erfährt unser Arbeitsleben erneut extreme Veränderungen. Nicht nur die Globalisierung nimmt starken Einfluss auf die Arbeitswelt und vernetzt Wirtschaft und Politik, Kultur oder Kommunikation weltweit. Auch und vor allem dringt die Digitalisierung – einige sprechen sogar von einer digitalen Revolution – in immer weitere Bereiche unseres Privat- und Arbeitslebens vor. Und zwar in rasender Geschwindigkeit: Gerade mal 35 Jahre ist es zum Beispiel her, dass IBM 1981 mit dem 5150 seinen ersten Personalcomputer auf den Markt brachte. Damit eröffnete sich Unternehmen die Möglichkeit, von großen Mainframe-Rechnern auf flexiblere Einzelplatzlösungen zu wechseln. 1985 folgte die Premiere des Betriebssystems Microsoft Windows. Die Suchmaschine Google ist seit 1998 online.

Es ist also noch gar nicht so lange her, dass das Arbeitsleben vollkommen anders aussah. Wer im Büro tätig war, hatte eher eine Schreibmaschine vor sich stehen als einen Rechner. Schnell mal eine Info googlen? Fehlanzeige. Videokonferenz mit Übersee? Zukunftsmusik. Ständige Erreichbarkeit per Mobiltelefon? Undenkbar. Informationsaustausch per Social Media? Verrückt.

Büro? Ein schicker Ort für Meetings.
Doch wenn sich die Arbeitswelt in so einem Tempo wandelt – was bedeutet das für den Arbeitsplatz der Zukunft? Experten gehen davon aus, dass Arbeit in Zukunft flexibler und unabhängiger von Ort und Zeit stattfinden wird. So schreibt der Systemtheoretiker und Journalist Christian Schuldt zum Beispiel im Beitrag „Das Arbeits-Mindset der Zukunft” zur Jugendstudie Youth Economy des renommierten Zukunftsinstituts: „In der Wissensgesellschaft lässt sich Kreativität nicht an feste Rahmen-Arbeitszeiten oder an fixe Arbeitsplätze binden. Die Liquid Youth arbeitet projektorientiert, mit bürokratisch regulierten Arbeitszeiten kann sie wenig anfangen.“

Projektarbeit gewinnt also an Bedeutung. Und das wirkt sich auch auf die Arbeitsumgebung aus. So geht Schuldt in seinem Beitrag davon aus, dass eine attraktive Gestaltung fester Arbeitsumfelder wichtiger werde – gerade weil Arbeitsorte immer flexibler würden: „Eine ausgewogene Kombination von Menschen, Arbeitsgeräten und Räumen macht Unternehmen kreativer und effizienter. […] Der Arbeitsplatz entwickelt sich zu einer Erlebniswelt, zu einem inspirierenden Habitat aus Kommunikationsinseln und variablen Arbeitsplätzen, unterstützt von spielerischen Elementen und künstlerischen Designs.“

Einige Anbieter von Druckern, Kopierern genauso wie Frankier- oder Kuvertiersystemen achten inzwischen besonders darauf, dass sich ihre Systeme gut in die Bürolandschaft ihrer Kunden integrieren lassen: Raumsparend und leise fügen sich die Geräte in jedes Arbeitsumfeld ein, ohne im Weg zu sein oder durch laute Betriebsgeräusche das Meeting nebenan zu stören – gerade im Open Space ein entscheidender Faktor. Arbeitsumgebungen sollen heute längst nicht mehr nur praktisch sein, sondern auch schön und repräsentativ. Wer ein wenig recherchiert, findet durchaus Bürotechnik, die hochqualitative Technologie mit einem zeitlos-edlen Design verbindet. Einige Hersteller bieten heute sogar farblich individualisierbare Geräte an, die sich optimal auf die jeweilige Arbeitsplatzgestaltung anpassen lassen.

Räume werden intelligenter
Wilhelm Bauer, Leiter des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) sowie des Instituts für Arbeitswissenschaft und Technologiemanagement (IAT) der Universität Stuttgart wirft auf Zeit Online einen Blick in die Arbeitswelt des Jahres 2030. Er prognostiziert, dass Büroräume in Zukunft immer intelligenter würden: „Sie sind mit Sensoren ausgestattet, sodass sie automatisch, das heißt per Sprachbefehl oder Aufforderung via Smartphone, darauf reagieren, was die Menschen benötigen – zum Beispiel eine veränderte Temperatur oder helleres Licht in der Dämmerung.“

Auch die Studie „New Work Order“, die das Trendbüro im Auftrag des bso (Verband Büro-, Sitz- und Objektmöbel e.V.) und der Leitmesse für Büro und Objekt Orgatec erstellt hat, kommt zu dem Ergebnis, dass sich die Funktionsweise von Büros wandeln dürfte. So heißt es darin: „Das Büro wird seine Bedeutung als Bezugsort behalten. Allein seine Funktion muss je nach Unternehmenskultur und erwünschter Arbeitsweise individuell definiert werden. Wie groß ist der Anteil des Büros als einer Stätte der gemeinsamen Arbeit und wie groß der als eines Orts der physischen Begegnung?“ Und weiter: „Arbeitskultur entsteht im Wechselspiel mit der Umgebung. Das Verhalten der Kollegen färbt auf den einzelnen Mitarbeiter ebenso ab wie die Gestaltung der Räumlichkeiten.“

Mit der Arbeitswelt wandeln sich die Prozesse
Wer nur noch für Meetings ins Büro kommt und seine Arbeit ansonsten von anderswo erledigt, hat auch veränderte Anforderungen an seine Kommunikations- und Dokumentenprozesse. Wie funktioniert etwa der Versand von Geschäftspost, wenn der Mitarbeiter im Home Office sitzt – oder im Coworking-Space in Übersee? In solchen Fälle bietet es sich zum Beispiel an, auf professionelle Services zur Druckauslagerung zurückzugreifen. Damit können Mitarbeiter zum Beispiel von wechselnden Arbeitsorten aus sichere und repräsentative Geschäftspost versenden. Sie brauchen dafür nur ihren Rechner und eine Internetverbindung. Die Dokumente versenden sie online – um das Ausdrucken, Konfektionieren und Frankieren der Geschäftspost kümmert sich der Dienstleister.

Seit einigen Jahren gibt es zudem die Möglichkeit, Dokumente rechtssicher digital zu versenden, die bisher der Briefform bedurften, nämlich per De-Mail. Diese besonders sichere, verbindliche und vertrauliche Form der elektronischen Post erlaubt es Unternehmen, viele Prozesse von der analogen komplett in die digitale Welt zu heben.

Über Sabina Prüser

Sabina Prüser, M.A., Leiterin Investor Relations/ Public Relations der Francotyp-Postalia

Sabina Prüser studierte Musikwissenschaft, Philosophie und Geschichte an der Freien Universität Berlin und der Universität Heidelberg. Sie arbeitet seit 2007 bei der Francotyp-Postalia Holding AG. Zuvor was Sie als Head of Back Office bei der Spütz AG und der SPARK GmbH, der deutschen Tochtergesellschaft der New Media Spar plc. London tätig.

Ich arbeite bei der FP als Leiterin IR/PR im Bereich Corporate Communications. Dieser Bereich ist Teil des konzernweiten Marketings, das wir seit letztem Jahr aufgebaut haben. Wir definieren Kommunikation also durchaus als einen weiten Begriff. Täglich bekommen wir mit, wie wichtig schriftliche Kommunikation ist. Die Erfahrungen mit schriftlicher Kommunikation, die nicht nur per Brief läuft, möchte ich gerne teilen und freue mich auf eine rege Diskussion.

Mit herzlichen Grüßen
Sabina Prüser

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Ein Kommentar

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