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Nehmen Sie Ihre Portokosten ins Visier!

Briefe optimal frankieren.
Täglich versenden wir Briefe. Das kann teuer sein, muss aber nicht. Portokosten zu prüfen ist sinnvoll (Bildquelle: DragonImages istock)

 

Welche Abteilung in unserem Unternehmen versendet besonders viel Post? Welche Briefprodukte kommen dabei zum Einsatz? Und mit welchen Zusatzleistungen werden die Briefe versendet? Wer seine Portokosten senken und Postprozesse optimieren will, muss zunächst Antworten auf solche Fragen finden. Und so eine verlässliche Informationsbasis aufbauen, um zum Beispiel Synergien zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen erkennen oder Sparpotenziale identifizieren zu können.

Detaillierte Reports bis auf den Cent genau

Gerade für die Versender großer Briefmengen ist ein genauer Überblick über die hauseigenen Portokosten ein Muss – schließlich bilden diese häufig einen beträchtlichen Kostenfaktor. Um einen Rundum-Überblick über die Portokosten im Unternehmen zu erlangen, empfiehlt sich der Einsatz einer Kostenstellen-Software, wie Francotyp-Postalia sie mit MailReport  anbietet. Die Softwarelösung wird auf einem PC installiert, der mit einem Frankiersystem – etwa der PostBase One  oder PostBase 100  – gekoppelt ist.

Anwender können damit detaillierte Reports erstellen, zum Beispiel in Form von Tages-, Wochen oder Monatsauswertungen. Die Software erlaubt es nicht nur, Portokosten auf eine Vielzahl von Kostenstellen centgenau zuzuordnen und zu verwalten. Sie gibt auch Einblicke in alle relevanten Sendungsinformationen wie etwa die Versandart jedes einzelnen Briefs, seine Abmessungen und sein Gewicht. Die Daten lassen sich in verschiedenen Dateiformaten exportieren.

Passgenauer Import in kaufmännische Systeme

In einer erweiterten Version, der MailReport Enterprise-Lösung, werden alle Informationen auf einer besonders leistungsfähigen SQL-Datenbank gespeichert. Aus dieser Datenbank heraus lassen sie sich passgenau auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens ausgerichtet exportieren, so dass sie direkt in die Warenwirtschaft der Firma eingespeist werden können. Damit können Controlling und Buchhaltung im Unternehmen direkt in SAP oder anderen kaufmännischen Systemen auf einen vollständigen Datenbestand zugreifen. Dabei verlassen die Daten an keiner Stelle das Unternehmen – dank eines geschlossenen Kreislaufs ist die Datensicherheit sichergestellt.

Sie wollen wissen, wie es um Ihre Portokosten bestellt ist? Mehr über MailReport erfahren Sie hier

Über Sabina Prüser

Sabina Prüser, M.A., Leiterin Investor Relations/ Public Relations der Francotyp-Postalia

Sabina Prüser studierte Musikwissenschaft, Philosophie und Geschichte an der Freien Universität Berlin und der Universität Heidelberg. Sie arbeitet seit 2007 bei der Francotyp-Postalia Holding AG. Zuvor was Sie als Head of Back Office bei der Spütz AG und der SPARK GmbH, der deutschen Tochtergesellschaft der New Media Spar plc. London tätig.

Ich arbeite bei der FP als Leiterin IR/PR im Bereich Corporate Communications. Dieser Bereich ist Teil des konzernweiten Marketings, das wir seit letztem Jahr aufgebaut haben. Wir definieren Kommunikation also durchaus als einen weiten Begriff. Täglich bekommen wir mit, wie wichtig schriftliche Kommunikation ist. Die Erfahrungen mit schriftlicher Kommunikation, die nicht nur per Brief läuft, möchte ich gerne teilen und freue mich auf eine rege Diskussion.

Mit herzlichen Grüßen
Sabina Prüser

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