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Kann das weg? Die Top Ten der Aufbewahrungspflichten!

In den Katakomben vieler Unternehmen und Behörden wird es eng: Akte reiht sich an Akte, Ordner an Ordner, Regalkilometer an Regalkilometer. Die Papierberge wachsen ins Unendliche, die Unterhaltung der großen Archive kostet eine Menge Ressourcen, und die Suche nach einem bestimmten Dokument gleicht oft der nach der Nadel im Heuhaufen. Der Grund: Viele Dokumente sind mit gesetzlichen Aufbewahrungsfristen belegt. Und die haben es in sich.

Aufbewahrungspflichten
Das Archiv von heute?

Wir haben für Sie die Top Ten der erstaunlichsten Aufbewahrungsfristen* in Deutschland zusammengestellt:

1. 120 Jahre Aufbewahrungspflicht
Akten über amtliche Adoptionen sind von den Amtsgerichten über 120 Jahre aufzubewahren, um Auskunft über Familienverhältnisse zu geben.

2. 100 Jahre Aufbewahrungspflicht
Ein Notar muss sicherstellen, dass Urkundenrollen, Erbvertrags- sowie Namensverzeichnisse und Erbverträge ein Jahrhundert lang sicher verwahrt bleiben.

3. 70 Jahre Aufbewahrungspflicht
Die Amtsgerichte haben alle Akten 70 Jahre lang zu archivieren, die dem Güterrechtsregister zuzuordnen sind. Dazu zählen Akten zu Eheverträgen oder zum Zugewinnverfahren.

4. 50 Jahre Aufbewahrungspflicht

In Nordrein-Westfalen müssen Schulen die Zweitschriften der Abgangs- und Abschlusszeugnisse 50 Jahre lang vorhalten.

5. 30 Jahre Aufbewahrungspflicht
Architekten und Ingenieure haben im Fall von nicht wieder herausgegebenen Bauakten (Bestandspläne, alte Bauakten und Dokumentationen etc.) an den Bauherren ein Archiv über 30 Jahre zu führen. So lange kann der Bauherr Eigentumsansprüche anmelden.

6. 15 Jahre Aufbewahrungspflicht
Entsprechend des Transfusionsgesetzes sind Spenderdaten bei der Gewinnung von Blut und Blutproduktion 15 Jahre lang aufzubewahren.

7. Zehn Jahre Aufbewahrungspflicht
Essensmarkenabrechnungen und Telefonkostennachweise müssen, sofern sie Buchungsbelege sind, von Unternehmen über zehn Jahre hinweg aufbewahrt werden.

8. Sechs Jahre Aufbewahrungspflicht
Unternehmen sind verpflichtet, die Überstundenlisten von Mitarbeitern sechs Jahre lang zu verwahren.

9. Fünf Jahre Aufbewahrungspflicht
Unternehmen im Gefahrgutbereich müssen die Schulungsnachweise und Bescheinigungen für Personen, die mittel- und unmittelbar mit den Aufgaben des Gefahrgutes betraut sind, fünf Jahre lang archivieren.

10. Zwei Jahre Aufbewahrungspflicht – und das nicht nur für Unternehmen, Freiberufler, Behörden und sonstige Einrichtungen
Auch Privatpersonen sind verpflichtet, Rechnungen über zwei Jahre aufzubewahren.

Sie wollen Platz in Ihrem Archiv schaffen? Digitalisieren Sie Ihre Dokumente gesetzeskonform und archivieren Sie sie elektronisch. Die FP Mentana-Claimsoft hilft Ihnen gern weiter .

*Quellen: Landesarchiv Baden-Württemberg, Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen, Architektenkammer Baden-Württemberg, Deutsche Krankenhausgesellschaft, IHK Berlin, DEKRA – Abteilung Gefahrgut- und Arbeitssicherheitsberatung, JURIS

Über Sabina Prüser

Sabina Prüser, M.A., Leiterin Investor Relations/ Public Relations der Francotyp-Postalia

Sabina Prüser studierte Musikwissenschaft, Philosophie und Geschichte an der Freien Universität Berlin und der Universität Heidelberg. Sie arbeitet seit 2007 bei der Francotyp-Postalia Holding AG. Zuvor was Sie als Head of Back Office bei der Spütz AG und der SPARK GmbH, der deutschen Tochtergesellschaft der New Media Spar plc. London tätig.

Ich arbeite bei der FP als Leiterin IR/PR im Bereich Corporate Communications. Dieser Bereich ist Teil des konzernweiten Marketings, das wir seit letztem Jahr aufgebaut haben. Wir definieren Kommunikation also durchaus als einen weiten Begriff. Täglich bekommen wir mit, wie wichtig schriftliche Kommunikation ist. Die Erfahrungen mit schriftlicher Kommunikation, die nicht nur per Brief läuft, möchte ich gerne teilen und freue mich auf eine rege Diskussion.

Mit herzlichen Grüßen
Sabina Prüser

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