Home > Allgemein > FP-Effizienzreport: Vom Optimierungsbedarf der Digitalisierung und der Zukunftsperspektive des Briefes

FP-Effizienzreport: Vom Optimierungsbedarf der Digitalisierung und der Zukunftsperspektive des Briefes

Digitalisierung muss sorgfältig überlegt sein

Digitalisierung muss sorgfältig überlegt sein

Auf welchen Kommunikationskanal greifen die Unternehmen zurück, wenn sie wichtige Inhalte versenden wollen? Wie viele Unternehmen digitalisieren ihre Eingangspost? Wie hoch ist die Zeitersparnis eines digitalen Archivs gegenüber einem Papierarchiv? Diese und weitere Fragen beantwortet der FP-Effizienzreport, den wir in Zusammenarbeit mit Bitkom Research veröffentlicht haben. Über 300 deutsche Unternehmen gaben Auskunft über die Verwendung ihrer Kommunikationskanäle, die eigene Postverarbeitung und ihr Dokumentenmanagement. Dabei stehen im Effizienzreport vier Thesen im Fokus:

Erste These: In einer digital dominierten Gesellschaft spielt der klassische Brief in der geschäftlichen Korrespondenz auch weiterhin eine Rolle.

Gewagt, denn in der öffentlichen Wahrnehmung stirbt der Brief aus. 2001 wurden weltweit rund 434 Milliarden Briefe verschickt. Der absolute Zenit im Briefverkehr, seither geht das jährliche Volumen kontinuierlich zurück. Gleichzeitig sind immer mehr E-Mails im Umlauf und zwar zu Lasten des Briefes. Doch die Unternehmen sind sich bei der Wahl der Kommunikationsmittel unsicher. Das lassen die 81 Prozent der Unternehmen vermuten, die den klassischen Postbrief beim Versand wichtiger Dokumente häufig oder sehr häufig verwenden. Damit liegt der Brief vor der E-Mail und vor dem Fax. Selbst bei weniger wichtiger Korrespondenz kommt er auf 64 Prozent. Werte, die überraschen! Doch warum ist das so? Weil sich der Brief bewährt hat. Als Kommunikationskanal ist er fest in den Abläufen und Routinen der Unternehmen verankert. D. h., noch immer werden weltweit mehr als 300 Milliarden Brief versandt.

Fazit: Der klassische Brief wird es auch in Zukunft und gerade in einer digitalisierten Unternehmenswelt geben.

 

Zweite These: Das Bedürfnis nach rechtssicherer, vertraulicher und nachweisbarer digitaler Kommunikation nimmt zu, wobei allerdings ein großer Bedarf an Aufklärung und Organisation besteht.

Bis 2019 soll die tägliche Anzahl an geschäftlichen E-Mails um 11 Prozent zunehmen. Nach Schätzungen werden dann 129 Milliarden täglich versendet. Der monatliche Output eines durchschnittlichen deutschen Arbeitnehmers liegt derzeit bei 600 Mails pro Monat. Das bedeutet ebenfalls mehr Spams und Trojaner, die wirtschaftliche Schäden anrichten können. So lässt sich das höhere Sicherheitsbedürfnis beim Versand und Empfang von E-Mails erklären.

Zugleich wird der Nutzer durch die Vielzahl der Möglichkeiten mit unterschiedlichem Zweck und Ergebnis konfrontiert, was ihn bisweilen überfordert. Unter den vielen zur Verfügung stehenden Softwarelösungen – Beispiele der verschiedenen Möglichkeiten sind die elektronische Signatur, Verschlüsselungstechnologien, VPN-Verbindungen oder auch De-Mail – muss nicht nur die richtige Wahl getroffen bzw. Kombination gefunden, sondern auch der Einsatz entsprechend geplant und umgesetzt werden.

Das große Dilemma zeigt sich bei der Verwendung von e-Signaturen oder sicheren digitalen Standards wie De-Mail. Obwohl hinlänglich bekannt werden sie nicht genutzt.

Fazit: Für vertrauliche und rechtsrelevante Dokumente bleibt der klassische Postbrief die bevorzugte Wahl. Die Einordnung zeigt, dass Unternehmen hier noch keine eindeutigen Prozesse und Verfahren etabliert haben und damit auf Effizienzen im Kommunikationsprozess verzichten. Kritisch ist die Nutzung von einfachen E-Mails aus Unwissenheit. Damit ist klar, dass Unternehmen einen großen Beratungsbedarf für den richtigen Einsatz haben.

 

Dritte These: Die Digitalisierung des Dokumentenmanagements schreitet weiter voran, wobei Wissenslücken bei den rechtlichen Voraussetzungen zur Vereinheitlichung der Prozesse bestehen.

47 Prozent der befragten Unternehmen scannen die Eingangspost ein, 53 Prozent verzichten darauf. Bei der Archivierung sind es sogar noch mehr Unternehmen, die digitalisieren. 63 Prozent der Unternehmen haben ein elektronisches Archiv. Aber: Der Großteil (49 Prozent) davon leistet sich zusätzlich ein Papierarchiv und damit Doppelstrukturen. Ausschließlich digital archivieren lediglich 14 Prozent! Und das obwohl einem Bericht des Statistischen Bundesamtes zufolge, 99 Prozent der deutschen Unternehmen die elektronische Archivierung als vorteilhaft bewerten. Der Effizienzreport offenbart: Auch hier herrscht große Unsicherheit, die zu offensichtlichen Ineffizienzen führen. Dabei gibt es klare Richtlinien des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik für ersetzendes Scannen und Archivieren. Lediglich 60 Prozent wissen um die Richtlinien für eine Standardisierung und Vereinheitlichung, wenden sie aber nicht durchgehend an.

Ähnliche Stolperfallen finden sich im Bereich der Ausgangspost. Wenn der Posteingang digitalisiert wurde, folgt in der Regel die Digitalisierung der Ausgangspost. Allerdings ist dies maßgeblich mit der Bereitschaft bzw. Möglichkeit des Empfängers verknüpft, Briefe elektronisch zu empfangen. Zwar verfügten nach Angaben des Statistischen Bundesamtes 87 Prozent der deutschen Haushalte 2016 über einen Internetzugang. Dies ist aber nicht damit gleichzusetzen, dass dieser dann auch zur Nutzung von E-Mail verwendet wird. In.

Fazit: Die Digitalisierung des Dokumentenmanagements ist zwar in den Unternehmen angekommen. Allerdings kann bei großen Teil der Unternehmen noch nicht davon gesprochen werden, dass die Prozesse effizient und reibungslos laufen.

 

Vierte These: Den Unternehmen sind die Möglichkeiten und Kosten über eine intelligente Optimierung von Kommunikations- und Dokumentenprozessen nicht vollumfänglich bewusst.

Dass die Digitalisierung in den Unternehmen Vorteile bringen kann, steht außer Frage. Aber in welchem Umfang? Beispielhaft ist hier die Verarbeitung der Ein- und Ausganspost zu erwähnen: Laut des Effizienzreports benötigen 44 Prozent zwei bis vier Stunden täglich für die Verarbeitung der Ein-und Ausgangspost, bei 27 Prozent sind es zwischen vier und acht Stunden, bei 6 Prozent sogar über acht Stunden. Experten gehen davon aus, dass die durchschnittlichen Kosten beim Posteingangsmanagement (für eine Papierrechnung) bei 5,80 Euro liegen. Beim Postausgangsmanagement können sie sogar noch höher liegen. Es ist also klar, mit einer digitalisierten Postverarbeitung können wesentliche Geldbeträge eingespart werden. Auch der Faktor Zeit steht wesentlich für Effizienz. Mit der richtigen Lösung in der Postverarbeitung sparen Unternehmen Zeit ein, die die Mitarbeiter woanders investieren könnten. So haben sie die Möglichkeit, den Scanprozess und die richtige Zuordnung an einen externen Dienstleister auszulagern. Das scheint aber vielen nicht bekannt zu sein, wie der Effizienzreport belegt: Nur 1 Prozent lässt die Eingangspost von einem Dienstleister digitalisieren. Auch die Hybrid-Post bietet Effizienzen durch Auslagerung. Bei ihr erfolgt die Produktion und der Versand des Briefs an externer Stelle, wodurch sich Zeit und außerdem Kosten für Verbrauchsmaterialen einsparen lassen.

Generell, so die Angaben der Unternehmen, herrscht Zufriedenheit mit dem eigenen Dokumentenmanagementsystem. Dennoch erkennen sie, dass es Optimierungspotenzial bei der allgemeinen Posteingangs- und Postausgangsverarbeitung wie auch bei der Archivierung und dem Scannen der Eingangspost gibt. Die Tatsache, dass die Unternehmen beispielsweise ihre Eingangspost digitalisieren, bedeutet nicht, dass sie dies effizient tun – ein Dienstleister kann das in der Regel effizienter. Bei der Archivierung spart der Großteil der Unternehmen zwar Zeit ein, doch könnte die Effizienz insgesamt höher ausfallen, wenn sie sich nicht weiter große Papierarchive leisten würden.

Fazit: Sowohl bei der Postverarbeitung wie auch im Dokumentenmanagement ist noch viel Potenzial vorhanden, um Effizienzen zu verbessern.

 

Der Kunde bestimmt das Tempo der Digitalisierungsreise

Der FP-Effizienzreport zeigt, dass der Brief lebt und zugleich die Digitalisierung im Büroalltag auf dem Vormarsch ist. Das ist aber kein Widerspruch, denn beides kann harmonieren. Die Digitalisierung ist als Prozess zu verstehen, der immer an das Tempo des Unternehmens – im Sinne der customer journey – angepasst werden sollte. Denn schließlich müssen für die Digitalisierung Budgets eingeplant, Personal geschult und die technischen Voraussetzungen dafür geschaffen werden. Dass sich die Büros über kurz oder lang weiter digitalisieren ist klar. Aber der Kunde gibt vor, in welcher Geschwindigkeit er effiziente Neuerungen einführt. Unsere Erfahrungen zeigen, dass es nicht hilfreich und letztlich wenig effizient ist, alles auf einmal digital umzustellen.

Der ausführliche FP-Effizienzreport mit allen Umfrageergebnissen ist auf folgendem Link unter www.fp-francotyp.com/Effizienzreport kostenfrei abrufbar.

Über Sabina Prüser

Sabina Prüser, M.A., Leiterin Investor Relations/ Public Relations der Francotyp-Postalia

Sabina Prüser studierte Musikwissenschaft, Philosophie und Geschichte an der Freien Universität Berlin und der Universität Heidelberg. Sie arbeitet seit 2007 bei der Francotyp-Postalia Holding AG. Zuvor was Sie als Head of Back Office bei der Spütz AG und der SPARK GmbH, der deutschen Tochtergesellschaft der New Media Spar plc. London tätig.

Ich arbeite bei der FP als Leiterin IR/PR im Bereich Corporate Communications. Dieser Bereich ist Teil des konzernweiten Marketings, das wir seit letztem Jahr aufgebaut haben. Wir definieren Kommunikation also durchaus als einen weiten Begriff. Täglich bekommen wir mit, wie wichtig schriftliche Kommunikation ist. Die Erfahrungen mit schriftlicher Kommunikation, die nicht nur per Brief läuft, möchte ich gerne teilen und freue mich auf eine rege Diskussion.

Mit herzlichen Grüßen
Sabina Prüser

Auch interessant:

Unternehmen sehen Optimierungspotenzial bei Verarbeitung der Geschäftspost

Ob analog, hybrid oder digital: Die Kommunikation findet heute auf vielen verschiedenen Kanälen statt. Hierbei ...

Hinterlasse eine Antwort

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert *

Du kannst folgende HTML-Tags benutzen: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>