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De-Mail – Wo soll die Reise hingehen? Teil 2 – Unternehmen und Behörde

848 „Informationspflichten mit Schriftformerfordernis“

In so vielen Fällen ist bisher eine Originalunterschrift oder elektronische Signatur nötig, hat das Statistische Bundesamt ermittelt. Unternehmen und Behörden tauschen regelmäßig Informationen aus. Jeder Unternehmer weiß, dass er jeden Monat unzählige Mitteilungen an die Finanzverwaltung, die Rentenversicherung, die IHK usw. abgeben muss.

Unternehmen könnten hunderte Millionen Euro sparen

Viele dieser Meldevorgänge sind regelmäßige Routine, müssen aber nach wie vor eine handschriftliche Unterschrift tragen: Meldungen von Hotels, Pflegeheimen und Krankenhäusern nach dem Melderechtsrahmengesetz, Meldungen nach der Verpackungsverordnung oder auch die Anmeldung der Lohnsteuer für Unternehmen, die keine Übermittlung nach der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung vornehmen. Auch Unfallmeldungen an die Berufsgenossenschaften erfolgen immer noch in Papierform und benötigen eine Unterschrift, einen Briefumschlag, eine Briefmarke… Nicht zu vergessen: der Personalaufwand und die Zeit die vergeht, bis ein Vorgang es von A nach B geschafft hat.

Der damit verbundene Aufwand ist gewaltig und kann erheblich reduziert werden, wenn digitale Kommunikationskanäle eingeführt und konsequent genutzt werden. So sieht das Statistische Bundesamt allein hinsichtlich der Informationspflichten ein Einsparpotential von mehreren hundert Millionen Euro für die deutschen Unternehmen. Weitere Einsparungen können sich ergeben, wenn auch sonstiger Schriftverkehr vom postalischen auf den elektronischen Weg verlagert wird.

Bundesregierung drängt auf vereinfachte Kommunikation, ermöglicht De-Mail als Alternative
Am 19. September 2012 hat die Bundesregierung den Gesetzentwurf zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften (häufig „E-Government-Gesetz“ genannt) beschlossen. Ziel ist die Vereinfachung der Kommunikation zwischen Bürgern und Unternehmen mit der Verwaltung. Der Gesetzentwurf regelt auch, wie die persönliche Unterschrift z.B. durch De-Mail ersetzt werden kann. Behördenbesuche sowie Anträge und Mitteilungen in Papierform sollen reduziert werden.

In seiner Stellungnahme vom 28. August 2012 hat der Nationale Normenkontrollrat (Gremium zum Bürokratieabbau in Deutschland) die zügige, umfassende und konsequente Umsetzung des Gesetzes angemahnt. Auf eine zentrale Forderung, einen ressortübergreifenden „Masterplan E-Government-Gesetz“, hat das Bundesministerium des Inneren bereits positiv reagiert.

Willkommen im 21. Jahrhundert

Eine zeitnahe Umsetzung des Gesetzes wäre wünschenswert. Immerhin schreiben wir das Jahr 2012 und Unternehmen in Deutschland haben andere Prioritäten, als immer wieder Anträge und Meldungen auf Papier auszufüllen. Klar, Briefe machen Freude – aber eben weniger die von der Sorte „Unfallmeldung an die Berufsgenossenschaft“.

 

Zum ersten Teil unserer Reihe „De-Mail – Wo soll die Reise hingehen“: Bürger und Behörden , der letzte Teil „E-Justice“ folgt in Kürze.

848 „Informationspflichten mit Schriftformerfordernis“ In so vielen Fällen ist bisher eine Originalunterschrift oder elektronische Signatur nötig, hat das Statistische Bundesamt ermittelt. Unternehmen und Behörden tauschen regelmäßig Informationen aus. Jeder Unternehmer weiß, dass er jeden Monat unzählige Mitteilungen an die Finanzverwaltung, die Rentenversicherung, die IHK usw. abgeben muss. Unternehmen könnten hunderte…

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Über Kai Fliegner

Dr. Kai Fliegner, Syndikus und Compliance Officer bei Francotyp-Postalia

Kai Fliegner hat in Rostock Rechtswissenschaften studiert und ist seit 10 Jahren als Rechtsanwalt zugelassen. Bis März 2011 war er als Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht bei einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft tätig. Seit dem ist Kai Fliegner für die Francotyp-Postalia Holding AG beschäftigt.

Bei Francotyp-Postalia berate ich als Jurist die Fachabteilungen in alle rechtlichen Fragestellungen. Ich freue mich sehr darüber, den FP-Blog bei rechtlichen Themen unterstützen zu können und bin gespannt auf die Reaktionen, Kontakte und den Wissensaustausch.

Mit freundlichen Grüßen
Dr. Kai Fliegner

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