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CeBIT 2015: FP zeigt Digitale Poststelle

Digitale Prozesse in der analogen Welt erlebbar machen? Geht nicht, sagen viele. Wir meinen: geht doch! Auch Digitalität lässt sich mit allen Sinnen wahrnehmen und erfahren. Und nicht nur das. Aus dem Erleben lassen sich auch produktive Schlüsse für das eigene Unternehmen oder die Behörde ziehen.

Es kommt also auf einen Versuch an. Bereit dafür? Dann los mit einfachen Fragen:

1. Sparen Sie heute schon Portokosten?
2. Müssen Sie Ihre Post noch selbst aus dem Postfach holen?
3. Haben Sie immer noch Aktenordner und Papierarchive?
4. Sind Sie sicher, dass mit Ihren E-Mails alles rechtens ist?
5. Versenden Sie Ihre Rechnungen immer noch selbst?
Wenn Sie auch nur eine Frage mit „Ja“ oder „Keine Ahnung“ beantwortet haben, dann sollte Sie Ihr Weg auf der CeBIT 2015 auf jeden Fall einmal zur FP in Halle 3, Stand D06 führen.

Unter dem Motto „Mailability. Analog. Hybrid. Digital.“ präsentieren wir Ihnen die Digitale Poststelle. Dort lernen Sie alle Möglichkeiten der Briefkommunikation kennen – von Posteingang bis Postausgang, von analog bis digital. Denn, im Bereich der Postbearbeitung schlummert bei vielen Unternehmen noch enormes Optimierungspotenzial. Dabei können sie mit einer auf ihren Bedarf zugeschnittenen Lösung nicht nur bares Geld sparen, sondern auch ihre Mitarbeiter deutlich entlasten.

 

Auf unserem CeBIT-Stand stellen wir die verschiedenen Möglichkeiten der Postbearbeitung vor: Das fängt bei der Abholung von Post an. Geht dann aber weiter bei den Möglichkeiten der Digitalisierung der Eingangspost mit ersetzendem Scannen und revisionssicherem Archivieren – und beinhaltet selbstverständlich auch Themen wie Druckauslagerungs- und Konsolidierungsservices oder Softwarelösungen wie die De-Mail. Zu einem vollständigen Prozess zählen zudem selbstverständlich auch klassische Frankier- oder Kuvertiersysteme.

 

Was sind die Messe-Highlights von FP?

 

Auf die Prozesse kommt es an!

Wir zeigen auf unserem Stand nur bedingt einzelne Produkte. Viel mehr kommt es uns auf die Zusammenschau an: Was passiert eigentlich in einem Unternehmen, einer Behörde mit den Briefen, Faxen, Dokumenten und Dateien, bevor sie in den Arbeitsprozess, sprich in die produktive Einheit, eingespeist werden. Wir betrachten also einen Prozess, der zwar unerlässlich ist, um überhaupt produktiv tätig zu werden, aber nicht zum Kern-Arbeitsprozess des Unternehmens oder der Behörde gehört. Diesen Prozess kennen wir aus dem Effeff und wir stecken mit unserem Know-how mittendrin. Wir beraten unsere Kunden direkt zu den verschiedenen Stationen ihres Prozesses und zeigen ihnen Optimierungsmöglichkeiten auf. Wie sehen die Arbeitsabläufe in unserem Unternehmen aus, bis das Dokument in den Arbeitsprozess hineinkommt? Welche Arbeitsabläufe können wir sinnvoll, zum Beispiel mit De-Mail, optimieren? Wie stellen wir das an und welche praktischen Schritte müssen wir dafür gehen?

 

Hier ein paar Schlagworte zur Digitalen Poststelle:

 

Beweiswertsicherung und qualifizierte Signaturen

Im Bereich Softwarelösungen werden wir unter anderem unsere Angebote zur Langzeitarchivierung und Verschlüsselung digitaler Dokumente zeigen. Mit dem Produkt Hash Safe unterstützen wir zum Beispiel Kunden bei der dauerhaften Beweiswertsicherung von qualifizierten Signaturen, mit denen elektronische Dokumente bei der Archivierung versehen werden. Als akkreditierter De-Mail-Anbieter zeigen wir zudem De-Mail-Angebote für Unternehmen und Behörden.

 

Posteingang und Postausgang leicht gemacht

Auch unsere Outsourcing-Dienstleistungen stellen wir vor. Dabei setzen wir mit unseren Leistungen an der Schnittstelle von analog zu digital an – und umgekehrt: Wir zeigen sowohl Verfahren zum Einscannen und digitalen Weiterverarbeiten ankommender Post als auch Services zur Druckauslagerung der Ausgangspost.

 

Portosparen

Darüber hinaus präsentieren wir unsere Konsolidierungsservices: FP sammelt täglich große Mengen an Geschäftspost bei Unternehmen und Behörden ein und sortiert die Briefe in seinen Sortierzentren vor. Danach werden die Briefe an die Deutsche Post AG oder alternative Zustelldienste zur Zustellung übergeben. Für diese Vorleistung erhält FP Portorabatte, die das Unternehmen in Form von monatlichen Gutschriften an seine Kunden zurückgibt. Auf diese Weise sparen sich Unternehmen und Behörden nicht nur den aufwändigen Gang zur Post, sondern auch noch Portokosten.

 

PostBase Mini

Im Frankier- und Kuvertierbereich präsentieren wir das neueste Modell in der erfolgreichen PostBase-Familie – die PostBase Mini – erstmals einem großen Publikum. Basierend auf der erfolgreichen PostBase-Technologie mit direktem Internetzugang haben wir mit der PostBase Mini eine Maschine für das kleine Briefvolumen entwickelt. Sie ist die Einstiegslösung für kleine Unternehmen oder Freiberufler und Selbstständige.

 

Der CeBIT-Stand von Francotyp-Postalia: Stand D06, Halle 3. Weitere Informationen unter www.fp-cebit.com

Digitale Prozesse in der analogen Welt erlebbar machen? Geht nicht, sagen viele. Wir meinen: geht doch! Auch Digitalität lässt sich mit allen Sinnen wahrnehmen und erfahren. Und nicht nur das. Aus dem Erleben lassen sich auch produktive Schlüsse für das eigene Unternehmen oder die Behörde ziehen. Es kommt also auf…

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Über Sabina Prüser

Sabina Prüser, M.A., Leiterin Investor Relations/ Public Relations der Francotyp-Postalia

Sabina Prüser studierte Musikwissenschaft, Philosophie und Geschichte an der Freien Universität Berlin und der Universität Heidelberg. Sie arbeitet seit 2007 bei der Francotyp-Postalia Holding AG. Zuvor was Sie als Head of Back Office bei der Spütz AG und der SPARK GmbH, der deutschen Tochtergesellschaft der New Media Spar plc. London tätig.

Ich arbeite bei der FP als Leiterin IR/PR im Bereich Corporate Communications. Dieser Bereich ist Teil des konzernweiten Marketings, das wir seit letztem Jahr aufgebaut haben. Wir definieren Kommunikation also durchaus als einen weiten Begriff. Täglich bekommen wir mit, wie wichtig schriftliche Kommunikation ist. Die Erfahrungen mit schriftlicher Kommunikation, die nicht nur per Brief läuft, möchte ich gerne teilen und freue mich auf eine rege Diskussion.

Mit herzlichen Grüßen
Sabina Prüser

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Ein Kommentar

  1. Article ? Nice job if you can get it… You did mean Rule 126, n’est-ce pas?As a backup to the post ociffe, practitioners should perhaps monitor their own files in Register Alert/WebRegMT, so that they could find out whether something is amiss. The downside with the e-mail warnings is that there can be several days between an event and the appeareance of a new document. Furthermore, examiners fiddling with their files on their computers don’t always realize that actions can get coded even if they are not actually sent yet on paper. One example is a proposal for grant, which can be prepared and “sent” (i.e., uploaded to a database), but may not be actually processed by formalities ociffers for weeks or months until after all examiners deigned to apply their approving signatures to the paper copy. After that, the file gets signed out by the director, and the FO re-checks the composition of the Druckexemplar. QC may also intervene somewhere in that chain…

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