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5 Tipps, wie Sie Ihre Geschäftspost professionell gestalten

Produktgestaltung: super! Website: top! Aber die Geschäftspost? Sieht bei Selbständigen, kleinen Unternehmen oder Startups nicht selten aus wie Kraut und Rüben. Uneinheitliche Anschreiben, per Hand beschriftete Kuverts, Fehlfrankierungen oder ein aus diversen Briefmarken zusammengeklebtes Porto hinterlassen beim Empfänger keinen guten Eindruck.

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Wie Sie Ihre Geschäftspost dagegen professionell gestalten und als Aushängeschild für Ihr Business nutzen können, erfahren Sie hier:

1. Den Brief richtig gestalten
Welche Elemente sollte ein Geschäftsbrief eigentlich enthalten? Wo steht was? Und was ist die richtige Schreibweise von Telefonnummern? Was in einen Geschäftsbrief hineingehört und wie er gestaltet sein sollte, dazu bietet die DIN 5008 – eine Norm, die Schreib- und Gestaltungsregeln festlegt – eine tolle Orientierungshilfe. Die Deutsche Post bietet sogar eine Vorlage für einen Normbrief zum Download an, der sich an der DIN 5008 orientiert. Auf dieser Basis können Sie sich eine einheitliche und für Ihr Unternehmen passende Vorlage erstellen und für Ihre geschäftliche Korrespondenz nutzen.

2. Mit Inhalten überzeugen
Der Inhalt ist das Kernstück Ihres Schreibens und auch hier gibt es einiges zu beachten. Eine korrekte Rechtschreibung und Grammatik verstehen sich dabei von selbst. Darüber hinaus sollten Sie den Empfänger Ihres Briefes mit seinem Namen ansprechen und ihm so Ihre Wertschätzung vermitteln. Wer ein Schreiben dagegen mit einem unpersönlichen „Sehr geehrte Damen und Herren“ beginnt, suggeriert dem Empfänger direkt zum Einstieg, dass er nur einer von vielen ist.

Achten Sie zudem auf einen positiven und aktiven Schreibstil – das erleichtert Ihrem Gegenüber das Lesen und kann dazu beitragen, dass er Ihrem Anliegen aufgeschlossen gegenübersteht. Nicht zuletzt sollten Sie schnell auf den Punkt kommen. Wer hat heute schließlich noch die Zeit und Geduld, in seinem Berufsalltag weitschweifige Schreiben zu lesen? Nennen Sie deshalb die wichtigsten Informationen zuerst.

3. Das passende Kuvert wählen
Bei der Wahl des Umschlags sollten Sie darauf achten, dass Sie kein zu dunkles Papier verwenden. Kuverts in Weinrot oder Königsblau fallen dem Empfänger vielleicht eher ins Auge. Auf solch dunklen Tönen ist allerdings die Frankierung schlecht auslesbar, so dass Ihr Brief eventuell nicht zugestellt werden kann. Auch von beschichtetem Papier sollten Sie Abstand nehmen – die Tinte könnte darauf verlaufen und die Adresse oder Frankierung unlesbar werden.

4. Professionell frankieren
Zu einem professionellen Geschäftsbrief gehört auch eine professionelle Frankierung. Das heißt: Schief aufgeklebte Briefmarken, womöglich mit einem unpassenden Motiv vom letzten Osterfest, sind tabu. Gleiches gilt für eine Fehlfrankierung: Machen Sie einen Brief versehentlich mit zu wenig Porto frei, kommt er eventuell zurück oder der Empfänger muss sogar nachzahlen – peinlich gegenüber dem Geschäftspartner. Dass das passiert, ist gar nicht so unwahrscheinlich: Nach den vielen, schrittweisen Portoerhöhungen der vergangenen Jahre schlummern in vielen Schreibtischschubladen noch 58-, 60- oder 62-Cent-Marken.

Für Startups und kleine Unternehmen empfiehlt sich deshalb die Anschaffung einer kleinen Frankiermaschine. Damit frankieren Sie Ihre Geschäftspost nicht nur deutlich schneller als per Hand, sondern sie sieht hinterher auch besser aus. Welches Porto das richtige ist, darum müssen Sie sich nicht mehr kümmern: Eine integrierte Waage stellt fest, wie schwer der Brief ist und wählt den korrekten Portowert automatisch für Sie aus.

5. Ihre individuelle Botschaft aufbringen
Mit einem Frankiersystem können Sie neben der eigentlichen Frankierung ein sogenanntes Werbeklischee aufdrucken – zum Beispiel Ihr Firmenlogo, einen Weihnachtsgruß oder ein Hinweis auf eine aktuelle Rabattaktion. Auf diese Weise hinterlassen Sie beim Empfänger einen positiven Eindruck, noch bevor er den Brief überhaupt geöffnet hat.

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Über Sabina Prüser

Sabina Prüser, M.A., Leiterin Investor Relations/ Public Relations der Francotyp-Postalia

Sabina Prüser studierte Musikwissenschaft, Philosophie und Geschichte an der Freien Universität Berlin und der Universität Heidelberg. Sie arbeitet seit 2007 bei der Francotyp-Postalia Holding AG. Zuvor was Sie als Head of Back Office bei der Spütz AG und der SPARK GmbH, der deutschen Tochtergesellschaft der New Media Spar plc. London tätig.

Ich arbeite bei der FP als Leiterin IR/PR im Bereich Corporate Communications. Dieser Bereich ist Teil des konzernweiten Marketings, das wir seit letztem Jahr aufgebaut haben. Wir definieren Kommunikation also durchaus als einen weiten Begriff. Täglich bekommen wir mit, wie wichtig schriftliche Kommunikation ist. Die Erfahrungen mit schriftlicher Kommunikation, die nicht nur per Brief läuft, möchte ich gerne teilen und freue mich auf eine rege Diskussion.

Mit herzlichen Grüßen
Sabina Prüser

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