Nehmen Sie Ihre Portokosten ins Visier!

Briefe optimal frankieren.
Täglich versenden wir Briefe. Das kann teuer sein, muss aber nicht. Portokosten zu prüfen ist sinnvoll (Bildquelle: DragonImages istock)

 

Welche Abteilung in unserem Unternehmen versendet besonders viel Post? Welche Briefprodukte kommen dabei zum Einsatz? Und mit welchen Zusatzleistungen werden die Briefe versendet? Wer seine Portokosten senken und Postprozesse optimieren will, muss zunächst Antworten auf solche Fragen finden. Und so eine verlässliche Informationsbasis aufbauen, um zum Beispiel Synergien zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen erkennen oder Sparpotenziale identifizieren zu können.

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Aktion Porto-Kickback: 7 Ideen für Ihr Gespartes!

Porto sparen mit Porto-kick-back
Geldregen Jorma Bork / pixelio.de

Eine Runde Eis für alle – oder doch lieber Champagner statt Sekt zur nächsten Weihnachtsfeier? Die Aktion Porto-Kickback macht’s möglich! Noch bis zum 30. Juni 2017 verdoppeln wir den Porto-Vorteil der Deutschen Post – und bringen Ihr Büro-Sparschwein zum Klingeln.*

Nach Ihrer Registrierung sparen Sie ein Jahr lang mit jedem Brief 2 statt 1 Prozent pro Euro Porto. Das Kickback-Guthaben, das sich daraus ergibt, können Sie anschließend im FP-Shop gegen Verbrauchsmaterialien einlösen.

Doch was tun mit dem Geld, das Sie auf diese Weise im FP-Shop sparen? Wir hätten da ein paar Ideen:

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Fitness-Check: Wie effizient ist Ihr Postversand?

Porto-Fitness-Check
Porto-Fitness-Check

Fakt ist: Der klassische Brief lebt und ist nach wie vor die erste Wahl, wenn es um den Versand wichtiger und sensibler Inhalte geht. 81 Prozent der Unternehmen vertrauen ihm mehr als E-Mail und Fax und auch die Empfänger werten den Erhalt eines Briefes im geschäftlichen Rahmen als seriöser als den Eingang einer E-Mail – das zeigt der große FP-Effizienzreport, für den mehr als 300 deutsche Unternehmen befragt wurden.

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Unternehmen sehen Optimierungspotenzial bei Verarbeitung der Geschäftspost

68 Prozent sehen Optimierungsbedarf
68 Prozent sehen Optimierungsbedarf

Ob analog, hybrid oder digital: Die Kommunikation findet heute auf vielen verschiedenen Kanälen statt. Hierbei scheinen viele Unternehmen überfordert zu sein. In unserer Studie gibt die Mehrheit der Befragten an, dass die entsprechenden Prozesse in den Unternehmen zu verbessern seien. Am meisten Optimierungspotenzial machen die Unternehmen bei der Verarbeitung der eingehenden Geschäftspost aus. 68% sehen hier die Möglichkeit, ihre Abläufe effizienter zu gestalten.

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81 Prozent vertrauen auf den klassischen Brief

Zahl der Woche. Unternehmen versenden immer noch Briefe
Zahl der Woche. Unternehmen versenden immer noch Briefe

81% der Unternehmen nutzen den Postbrief häufig oder sehr häufig, wenn es sich um den Versand von wichtiger und vertraulicher Geschäftspost handelt – noch vor der E-Mail mit 57% und dem Fax mit 23%.

Bei einfachen und weniger wichtigen geschäftlichen Dokumenten dominiert die E-Mail mit 100%. Die Wahl der bevorzugten Kommunikationsmedien verändert sich also bei der Frage nach dem Versand von Weiterlesen »

FP-Effizienzreport: Vom Optimierungsbedarf der Digitalisierung und der Zukunftsperspektive des Briefes

Digitalisierung muss sorgfältig überlegt sein

Digitalisierung muss sorgfältig überlegt sein

Auf welchen Kommunikationskanal greifen die Unternehmen zurück, wenn sie wichtige Inhalte versenden wollen? Wie viele Unternehmen digitalisieren ihre Eingangspost? Wie hoch ist die Zeitersparnis eines digitalen Archivs gegenüber einem Papierarchiv? Diese und weitere Fragen beantwortet der FP-Effizienzreport, den wir in Zusammenarbeit mit Bitkom Research veröffentlicht haben. Über 300 deutsche Unternehmen gaben Auskunft über die Verwendung ihrer Kommunikationskanäle, die eigene Postverarbeitung und ihr Dokumentenmanagement. Dabei stehen im Effizienzreport vier Thesen im Fokus:

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Checkliste: So handhaben Sie Lohn- und Gehaltsabrechnungen sicher und effizient!

Entgeltabrechnungen machen einen nicht geringen Anteil der Ausgangspost vieler Organisationen aus – und verlangen einen hochsensiblen und verantwortungsvollen Umgang, enthalten sie doch vertrauliche und persönliche Daten der Mitarbeiter. Obwohl sich Unternehmen und Behörden größte Mühe beim Handling ihrer Lohn- oder Gehaltsabrechnungen geben, passieren in diesem Bereich immer wieder Fehler: Mal landet eine Entgeltabrechnung im falschen Kuvert, mal geht ein Gehaltszettel gar ganz verloren.

 

Aufwände sparen, Fehler vermeiden

Immer mehr Unternehmen setzen deshalb auf eine Druckauslagerung  ihrer Ausgangspost, so auch der Abrechnungen. Dabei versenden die Organisationen ihre Briefe digital. Ein Dienstleister wie etwa das FP-Tochterunternehmen FP IAB   kümmert sich um den Druck, die korrekte Kuvertierung, Adressierung und Frankierung der Schreiben – und übergibt die Post schließlich ohne jeden Zeitverzug zur Zustellung. So sparen sich die Unternehmen nicht nur die aufwändige Postausgangsverarbeitung, sondern minimieren auch Fehlerquellen im Umgang mit derlei sensiblen Dokumenten.

 

Die FP IAB, Komplettanbieter für die Posteingangs- und Postausgangsbearbeitung, hat gemeinsam mit der Fachzeitschrift Personalwirtschaft eine Checkliste zusammengestellt. Darin finden Sie schnell und übersichtlich alles Wissenswerte rund um die Druckauslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen.

 

Hier finden Sie die Checkliste „Druckauslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen“

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ISDN-Abschaltung: Das müssen Unternehmen jetzt wissen!

Rainer Sturm  / pixelio.de
Rainer Sturm / pixelio.de

Der ISDN-Dienst gehört bald der Vergangenheit an: Die aus den achtziger Jahren stammende Technologie ist schlichtweg überholt und für die Provider besteht keine Notwendigkeit mehr, das alte ISDN-Netz weiter zu unterhalten. Die Telekom etwa hat angekündigt, den Dienst bis 2018 abzuschalten. Stattdessen ersetzen viele Netzbetreiber ihre bisherige Technik schrittweise durch All-IP-Netze.

Für Privatanwender, vor allem aber für Unternehmen kann die ISDN-Abschaltung weitreichende Folgen haben. Vom Aufzugnotruf über die Fernwartung von Kopierern oder betriebstechnischen Großgeräten bis hin zum Zeiterfassungssystem kann eine ganze Reihe von Anwendungen und Diensten betroffen sein, wie der Anwenderfachverband DVPT in einer Auflistung darstellt . Unternehmen sollten deshalb schnell prüfen, was das Ende von ISDN für sie bedeutet und welche Schritte sie nun gehen müssen.

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5 Tipps, wie Sie Ihre Geschäftspost professionell gestalten

Produktgestaltung: super! Website: top! Aber die Geschäftspost? Sieht bei Selbständigen, kleinen Unternehmen oder Startups nicht selten aus wie Kraut und Rüben. Uneinheitliche Anschreiben, per Hand beschriftete Kuverts, Fehlfrankierungen oder ein aus diversen Briefmarken zusammengeklebtes Porto hinterlassen beim Empfänger keinen guten Eindruck.

Mit eigenen Klischees gezielt Werbung machen
Mit eigenen Klischees gezielt Werbung machen

Wie Sie Ihre Geschäftspost dagegen professionell gestalten und als Aushängeschild für Ihr Business nutzen können, erfahren Sie hier:
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Mit der neuen Strategie in eine neue Ära

Francotyp-Postalia startet zum Wachstumsunternehmen durch! Treibstoff ist die vergangene Woche verkündete Wachstumsstrategie ACT. Mit ihr will FP bis zum Jubiläumsjahr 2023 – dem 100-jährigen Bestehen des Berliner Traditionsunternehmens – den Umsatz auf rund 400 Millionen Euro verdoppeln und die Gewinnmarge erhöhen.

Die zukünftige Marschroute der Strategie ACT ist klar: Das A steht für Attack und zeigt das ambitionierte Ziel von FP, seine Marktpräsenz im Kerngeschäft konsequent auszubauen. In Deutschland sind wir die Nr. 1 auf dem Frankiermaschinenmarkt, weltweit haben wir nur einen Marktanteil von derzeit rund 10 Prozent. 90 Prozent können von FP also erobert werden. Mit C für Customer intensivieren unsere Mitarbeiter in Zukunft in allen Unternehmensbereichen die Kundenorientierung. Durch die Entwicklung neuer Lösungs- und Serviceangebote werden wir das Leistungsspektrum für Bestands- wie Neukunden deutlich erweitern. Wir arbeiten gezielt darauf hin, dass die Marke FP künftig als Synonym für sichere und effiziente Kommunikation verstanden wird. Das T für Transformation zeigt die Ausrichtung von FP auf die digitalen Märkte – sowohl in der internen wie externen Dimension. Auf Basis unserer Kernkompetenzen, wie Kryptographie oder Sensorik, treiben wir die Entwicklung innovativer Produkte und strategischer Optionen voran.

Mit der Strategie ACT beginnt eine neue Ära bei Francotyp-Postalia. Eine Ära, die von Wachstum im Kerngeschäft und in den digitalen Bereichen geprägt sein wird. Begleiten Sie uns mit auf diesem Weg!